GUGF: Et halvt år med Conventus

conventus_big

Vi nærmer os nu et halvt år med Conventus i Grauballe UGF. For et års tid siden startede vi snakken om at købe et online betalingsmodul, som tilkobling til den nye flotte hjemmeside vi har fået. Det er altid spændende hvordan nye tiltag tages imod. I skrivende stund nærmer vi os med hastige skridt, indbetaling nummer 350 via Conventus. Det er ret flot. Vi vidste at der ville være udfordringer forbundet med det, men det er bestyrelsens opfattelse at det er gået meget bedre end forventet. I første omgang har vi kun købt, så der kan betales med Dankort/VisaDankort. Der er stor forskel på om man også vil kunne benytte internationale betalingskort (eks. MasterCard). Det kan være det kommer, men lige nu nøjes vi.

 

Aflastning

Det tager tid på årsbasis at udskrive 500 girokort i hånden eller på computer for derefter at registrere numre til kasseren, som efterfølgende selv har meget arbejde med at bogføre betalingerne i de rigtige kasser. For slet ikke at tale om portoudgiften ved at udsende girokort med post. Conventus administrationsmodul for foreningen. Det vil sige at indbetalinger via Conventus administreres næsten uden kasserens indblanden. Der spares dermed også rigtig meget tid på en bestyrelsespost, der med det antal medlemmer vi nu er oppe på, ikke længere stod mål med den tid der blev forbrugt.

 

Oversigt

Undervejs og efterfølgende giver systemet os en fantastisk mulighed for at danne overblik over holdenes sammensætning. Endvidere får trænerne en rigtig god mulighed for nemmere at kunne kommunikere med spillere/forældre, da man ved tilmelding oplyser kontaktoplysninger (her er mobil/fastnet og email vigtig). Vi kan trække lister til trænerne med diverse oplysninger. Det gælder også de forældre, der fremover melder sig til at hjælpe med at lave lister til kørsel, vask og andet. Sidst, men ikke mindst, så skal vi årligt indrapportere medlemstal til kommunen. Et arbejde der normalt har taget kasseren 8-10 timer at sætte sammen. Det arbejde laves i Conventus på 1 minut!!!

 

Dubletter

Hvad er det? I denne sammenhæng handler det om de oplysninger du afgiver, første gang du tilmelder et medlem, i Conventus, til at betale en idræt du deltager i. Du kan når du efterfølgende skal betale for en anden idræt bruge dine login oplysninger igen. Efter du klikker ’Tilmeld’, skal du til højre under ’Allerede medlem’ indtaste din email og den kode, som du har modtaget via mail første gang du betalte. Du slipper dermed for at skulle indtaste alle oplysninger igen. Man kan også registrere flere navne på samme email. Gør man det, skal man benytte den kode, man har modtaget sidst. Kan man ikke huske sin kode eller finde den, så kan man rekvirere en ny via hjemmesiden. Dubletter bliver løbende rettet. Vi kan sammenkæde dem uden at brugerne vil mærke det. Skulle du have spørgsmål herom, så kontakt Morten Grønbæk.